Małe miasto dużych możliwości

Certyfikat ISO w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce

W Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce został przeprowadzony audyt certyfikacyjny oceniający zgodność systemu zarządzania jakością z wymaganiami określonymi przez normę EN ISO 9001:2008. Ocena niezależnych audytorów zewnętrznych badających pracę skalmierzyckiego magistratu zakończyła się wynikiem bardzo dobrym oraz przyznaniem mu wspomnianego świadectwa jakości stwierdzającego sprawność funkcjonowania systemu. Tym samym Urząd Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce stał się kolejnym - jednym z niewielu - urzędem w Polsce, który może poszczycić się posiadaniem certyfikatu ISO 9001:2008.

Uroczyste wręczenie zaświadczenia miało miejsce na okolicznościowej sesji Rady Gminy i Miasta z okazji 18. Dni Miasta Nowe Skalmierzyce. Przekazujący certyfikat na ręce burmistrz Bożeny Budzik przedstawiciel firmy certyfikującej TÜV NORD Jerzy Ślusarek tak argumentował przyznanie tego prestiżowego wyróżnienia: „Jestem pełen uznania dla kierownictwa Urzędu za podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu oraz poddanie się weryfikacji. Działalność magistratu znalazła naszą pełną akceptację i stąd moja dzisiejsza obecność w tym miejscu."

Burmistrz, podejmując w ubiegłym roku decyzję o wdrożeniu systemu ISO, kierowała się przede wszystkim zwiększeniem sprawności działania urzędu poprzez m.in.: skrócenie czasu trwania i oczekiwania przez klienta na zrealizowanie usługi, wzrost zadowolenia i zaufania mieszkańców oraz poprawę realizowanych procesów i przepływu informacji. Urząd szukał sposobności dla osiągnięcia odpowiedniego poziomu usług przy określonej standaryzacji działań. Wprowadzenie systemu zarządzania jakością okazało się dla zrealizowania tych zamierzeń świetnym rozwiązaniem. Podjęcie wyzwania wynikało także z nowego spojrzenia na zarządzanie jednostką, potrzeby ugruntowania mocnej pozycji wobec inwestorów czy osiągnięcia większej wiarygodności wobec struktur Unii Europejskiej w zdobywaniu funduszy regionalnych i strukturalnych.

Wdrożenie systemu ISO wymagało ujednolicenia oraz precyzyjnego opisania wszystkich procedur i procesów realizowanych przy załatwianiu poszczególnych spraw. Dzięki temu klienci są lepiej poinformowani, świadomi swych oczekiwań oraz mogą poczuć się bardziej komfortowo i pewnie podczas wizyty w magistracie.

Uzyskanie przez urząd certyfikatu jakości nie oznacza „spoczęcia na laurach" oraz nie kończy procesu zarządzania jakością. Świadectwo zostało przyznane na 3 lata, ale już po upływie 1 roku zostanie przeprowadzony audyt recertyfikacyjny. Wówczas będzie można ponownie ocenić, czy w magistracie stale podejmowane są działania dotyczące optymalizacji systemu i czy podjęte przez urzędników zobowiązanie do świadczenia usług na najwyższym poziomie jest wciąż aktualne.

 

Angielski na półmetku

Od września 2010 roku 13 pracowników Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce uczestniczy w kursie języka angielskiego. Kurs realizowany jest na poziomie podstawowym oraz średniozaawansowanym. Pracownicy korzystają podczas zajęć z zakupionych w ramach projektu podręczników oraz z materiałów przygotowywanych przez wykładowcę zajęć. W domu każdy może ćwiczyć i utrwalać swoją wiedzę poprzez łączę internetowe. Test półroczny pokazał, iż pracownicy z dużym zaangażowaniem podchodzą do kursu, większość z pracowników zdała egzamin na poziomie 80 – 90%.

Kodeks etyczny pracownika Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce

Szanowni Mieszkańcy,

Pragniemy poinformować, iż zarządzeniem Burmistrza wprowadzony został Kodeks etyczny pracownika Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce.

Kodeks został opracowany przez powołany zespół pracowników w ramach projektu „Kreatywność i innowacyjność” współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Kodeks zawiera zasady etyki pracownika Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce określające sposób postępowania oraz obowiązki pracownika związane z wykonywaniem zadań publicznych.

Kodeks składa się z następujących V rozdziałów:

1. Zasady ogólne
2. Zasady postępowania
3. Obowiązki pracownika samorządowego
4. Przygotowanie do pracy pracownika samorządowego
5. Postanowienia końcowe

Ponadto opracowana została procedura postępowania w przypadku naruszenia kodeksu etycznego w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce.

Poniżej zamieszczamy treść kodeksu i zachęcamy do zapoznania się z jego treścią.

Treść Kodeksu

Nowa szata graficzna dostosowana do osób niepełnosprawnych

Szanowni Państwo pragniemy poinformować, opracowana została nowa szata graficzna Biura Obsługi Mieszkańca, umożliwiająca korzystanie ze strony osobom niepełnosprawnym.

Aby móc korzystać z tej strony należy na stronie głównej Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce, wejść po prawej stronie w zakładkę BOM Biuro Obsługi Mieszkańca, następnie w lewym górnym rogu kliknąć podświetloną na żółto literkę K. Wszystkie informacje zamieszczane na stronie będą na bieżąco aktualizowane do nowej szaty graficznej.

„Facylitacja w procesie rozwiązywania konfliktów”

„Facylitacja w procesie rozwiązywania konfliktów” to kolejne ze szkoleń w jakim wzięli udział pracownicy Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w ramach projektu „Kreatywność i innowacyjność współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 
W szkoleniu o charakterze wyjazdowym w dniach 25 – 26 września 2010r.  wzięło udział 16 osób. Trening facylitacyjny realizowany był przez firmę Teneo z Gdańska, która wygrała przetarg nieograniczony na realizację tego szkolenia. Uczestnicy szkolenia dowiedzieli się na m.in. kim jest facylitator, jakie są jego zadania, jakie są etapy facylitacji. Z dużym zaangażowaniem i zapałem wszyscy uczestnicy podchodzili do rozwiązywania testów, które pozwoliły ocenić daną osobę oraz do pracy w grupie. Podczas pracy w grupach jedna osoba została wcielona w rolę facylitatora, który miał poprowadzić „burzę mózgów”. Należy stwierdzić, iż była to „prawdziwa burza mózgów”, gdyż pomysłów na rozwiązanie zadania było kilkanaście i były one przeróżne.
Druga część szkolenia poświęcona została konfliktowi, jego przyczynach oraz fazach rozwiązania konfliktu.  Praca w grupach potwierdziła, iż detektorów konfliktów zarówno na szczeblu zawodowym, jak i w codziennym życiu może być bardzo wiele. 

Utworzenie pionu kadrowo – szkoleniowego

Jednym z założeń projektu „Kreatywność i innowacyjność” jest utworzenie w Urzędzie Gminy i Miasta centrum zarządzania zasobami ludzkimi, które będzie miało na celu organizować profesjonalne szkolenia dla pracowników, utrwalać pożądane kwalifikacje, w profesjonalny sposób rekrutować nowych pracowników, dbać o właściwą ocenę pracowników. W tym celu dwie osoby zostały skierowane na podyplomowe studia „Zarządzanie kadrami”.  Studia potrwają do czerwca i zakończą się egzaminem.

Kursy językowe

Od początku września dwie grupy pracowników uczestniczą w zajęciach z języka angielskiego. Pierwsza grupa uczy się języka od podstaw, a druga na poziomie średniozaawansowanym. Kurs jest prowadzony metodą komunikatywną połączoną z platformą e-learingową. Harmonogram zajęć, który obejmuje 80 godzin zajęć dla każdej grupy przewiduje prowadzenie nauki do końca czerwca 2011 roku. W toku nauki języka będzie możliwość poznania słownictwa branżowego, czyli takiego jakie może być stosowane w Urzędzie przy ewentualnej obsłudze klienta z Unii Europejskiej.

 

 

„Trening twórczości – kreowania innowacyjności”

Grupa pracowników Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w dniach 18 – 19 września 2010 roku uczestniczyła w szkoleniu z twórczości  i kreowania innowacyjności. Było to szkolenie wyjazdowe. Firmą prowadzącą trening była firma TENEO z Gdańska profesjonalnie przygotowana do tematu i niezwykle interesująco prowadząca trening. Przedstawiony był model funkcjonowania umysłu, istota twórczych technik podejmowania decyzji, barier w myśleniu, warunki dla pracy twórczej jednostki i zespołu, definiowanie problemu, rozumienie problemu, techniki przygotowujące do twórczej pracy : burza mózgów, syntetyka, trądzik i wiele, wiele innych technik, testów, prezentacji. Uczestnicy szkolenia po raz pierwszy brali udział w tego typu szkoleniu dzięki realizacji projektu „Kreatywność i innowacyjność” współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 

 

Czas szkoleń…

W ramach projektu „Kreatywność i innowacyjność” realizowanych jest przez okres 17 miesięcy 10 zadań. Dwa zadania „Szkolenia specjalistyczne” oraz „Obsługa trudnego klienta” zostały już zrealizowane. Realizacja obu zajęć została zakończona przeprowadzeniem ankiet ewaluacyjnych, które wykazały, iż pracownicy wysoko ocenili przeprowadzone szkolenia zarówno pod względem przydatności w codziennej pracy, przygotowania szkolącego, dostarczonych materiałów, jak i organizacji szkolenia. 
Już we wrześniu pracownicy Urzędu wezmą udział w 2 kolejnych szkoleniach, a będą to: ”Kreatywność i innowacyjność” oraz „Facylitacja w procesie rozwiązywania konfliktów”. Do prowadzenia szkoleń została wyłoniona firma szkoleniowa mająca doświadczenie w realizacji szkoleń o podobnym charakterze. Oba szkolenia zrealizowane zostaną w wymiarze 16 godz. w ciągu dwóch dni. 
Od września także 2 grupy 7 osobowe uczestniczyć będą w kursie języka angielskiego. Do prowadzenia tego szkolenia została wyłoniona poprzez przetarg firma szkoleniowa. Zajęcia potrwają od września do czerwca 2011 roku – łącznie każda z grup zrealizuje 80 godzin zajęć stacjonarnych, dodatkowo każdy z uczestników kursu będzie miał dostęp do platformy e-learningowej. Praca na platformie będzie na bieżąco monitorowana przez prowadzącego zajęcia. 
Wszystkie szkolenia, które zostaną zrealizowane w ramach projektu podsumowane zostaną badaniami ewaluacyjnymi. 

W pełni przygotowani do realizacji kolejnych działań projektu „Kreatywność i innowacyjność”

W lipcu zostały ogłoszone trzy przetargi nieograniczone na realizację kolejnych działań projektu, którego realizację rozpoczęliśmy w miesiącu marcu br. a ukończymy w lipcu 2011 r. We wrześniu rozpoczniemy wdrażanie systemu zarządzania jakością ISO 9001:2009. Proces wdrażania norm jakości potrwa do marca przyszłego roku, poczym nastąpi certyfikacja. Sam proces polega na przeprowadzeniu audytu zerowego, który pozwoli na zbadanie stanu obecnego, a następnie przeprowadzaniu szeregu konsultacji i szkoleń wyniku czego zostanie powstanie księga systemu zarzadzania.

Od września dwie grupy pracowników rozpoczną kursy języka angielskiego. Łącznie każda grupa odbędzie 80 godzin kursu z lektorem oraz będzie miała nieograniczony dostęp do platformy e-learingowej pozwalającej na samodzielne pogłębianie nauki. Główny nacisk zostanie położony na słownictwo branżowe.
Kolejnymi bardzo ważnymi Od września dwie grupy pracowników rozpoczną kursy języka angielskiego. Łącznie każda grupa odbędzie 80 godzin kursu z lektorem oraz będzie miała nieograniczony dostęp do platformy e-learingowej pozwalającej na samodzielne pogłębianie nauki. Główny nacisk zostanie położony na słownictwo branżowe.
Kolejnymi bardzo ważnymi działaniami projektu „Kreatywność i innowacyjność” są dwa szkolenia – trening twórczości i kreowania innowacyjności oraz facylitacja w procesie rozwiązywania konfliktów i podejmowania decyzji. Obydwa szkolenia będą prowadzone w formie warsztatów. Sekwencje teoretyczne przeplatane będą licznymi ćwiczeniami praktycznymi. Treningi mają na celu wzmocnić zdolność pracowników Urzędu w zakresie opracowywania, wdrażania i ewaluacji polityk i strategii lokalnych.

Przygotowania do realizacji kolejnych działań projektu

W miesiącu lipcu ogłoszone zostały trzy przetargi na realizację kolejnych działań projektu „Kreatywność i innowacyjność”. Są nimi przetarg nieograniczony na dwa szkolenia wyjazdowe na których zostaną przeprowadzone warsztaty z facylitacji i innowacyjnego myślenia. Przetarg na wdrożenie zarządzania systemem jakości ISO 9001:2009, które to wdrażanie rozpoczniemy od września, a zakończymy w marcu przyszłego roku. Trzecim przetargiem jest kurs języka angielskiego dla dwóch grup; grupy początkującej oraz dla średniozaawansowanej. Rozstrzygnięcia przetargów odbędą się w drugiej połowie lipca. Na razie wszystkie działania przebiegają zgodnie z harmonogramem.

Czerwiec również pod znakiem szkoleń

W czerwcu pracownicy Urzędu Gminy i Miasta kontynuują szkolenia. Kolejne dwie grupy przechodzą trening z obsługi trudnego klienta. Wszyscy są bardzo zadowoleni, gdyż po raz pierwszy psycholog próbuje naukowo wytłumaczyć różnorakie zachowania ludzi, a tym samym pokazuje jak można poradzić sobie w sytuacjach trudnych wywołujących napięcie. Ze szkoleń specjalistycznych pierwsza grupa odbyła szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych. Temat bardzo ważny w codziennej pracy urzędnika. Wysoki poziom merytoryczny szkolenia w części teoretycznej oraz interesująca część warsztatowa były atutem kursu.

 

 

Szkolenia rozpoczęte

Od połowy maja br. urzędnicy ze skalmierzyckiego magistratu rozpoczęli szkolenia dofinansowane dzięki funduszom UE. Na projekt "Kreatywność i innowacyjność", współfinansowany w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, przeznaczono kwotę 309.496 zł. Jego głównym celem jest trwałe podniesienie jakości i dostępności usług świadczonych przez Urząd Gminy i Miasta, wdrożenie usprawnień zarządczych na poziomie całej organizacji oraz podwyższenie kompetencji pracowników, w tym kultury etycznej, jak również poprawienie komfortu załatwiania spraw w urzędzie.
Pierwszy cykl wykładów dotyczył postępowania administracyjnego. W ich trakcie uzupełniano i porządkowano wiedzę dotyczącą podstawowych zagadnień praktycznych postępowania administracyjnego, która jest niezbędna przy wykonywaniu czynności z zakresu administracji samorządowej. W chwili obecnej trwają szkolenia z zakresu obsługi trudnego klienta. Mają one charakter praktyczny. Nastawione są na poznanie technik radzenia sobie w sytuacjach trudnych, standardy dobrej obsługi klienta, a także trenowanie asertywnej postawy w kontaktach. Poznany styl komunikowania ułatwiający porozumienie i rozwiązywania problemów na pewno przyda się w praktyce - mówi jeden z uczestników warsztatów.

W międzyczasie rozpoczęły się także kursy dotyczące zamówień publicznych. Zgłosiła się na nie spora liczba chętnych chcących zweryfikować swoją wiedzę bądź zdobyć nowe umiejętności.

Cały projekt realizowany będzie do 31 lipca 2011 roku, a jego głównym celem jest trwałe podniesienie jakości i dostępności usług świadczonych przez Urząd Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. Placówka otrzyma także nowoczesny sprzęt multimedialny, pomocny nie tylko podczas szkoleń.

Przetargi rozstrzygnięte

Rozstrzygnięto dwa przetargi nieograniczone na „Przeprowadzenie szkoleń specjalistycznych: postępowanie administracyjne, ochrona danych osobowych, prawo zamówień publicznych” oraz na warsztaty „obsługa trudnego klienta”.  Postępowanie przetargowe na szkolenia specjalistyczne składało się z 3 części. Najkorzystniejszą ofertę na wszystkie 3 części złożyła firma: PHIN Consulting Sp. z o.o. z Łodzi.  Natomiast na warsztaty „obsługa trudnego klienta” najkorzystniejszą ofertę przedstawiła firma  Stalwart Manacus z Wrocławia.  Termin realizacji szkoleń i warsztatów jest przewidziany na miesiąc maj i czerwiec  br.

 

 

 

Harmonogram szkoleń

	Grupa I	Grupa II	Grupa III
Postępowanie administracyjne	18-19 maja 2010 r. Godz. 9-15	20-21 maja 2010 r. Godz. 9-15
Prawo Zamówień Publicznych	27-28 maja 2010 r.  Godz. 10-15
Ochrona Danych Osobowych	14-15.06.2010 r. Godz. 9-15	21-22.04.2010 r. Godz. 9-15
Obsługa trudnego klienta	24-25-26. maja 2010 r.  Godz. 9-14	31.05. 1-2.06 2010 r.  Godz. 9-14	16-17-18.06.2010 r. Godz. 9-14