Małe miasto dużych możliwości

Celem regulaminu jest ustalenie zasad zatrudniania w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce na stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze określone w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, w oparciu o otwarty i konkurencyjny  nabór  na wolne stanowiska pracy. Urząd Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce dąży do osiągnięcia wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w wysokości  co najmniej 6%, zgodnie z przepisami o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.  

Regulamin nie dotyczy pracowników zatrudnianych na podstawie wyboru, powołania a także osób zatrudnianych na stanowiskach pomocniczych i obsługi oraz osób zatrudnianych na zastępstwo.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1.    Regulaminie – oznacza to Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce,
2.    Burmistrzu – oznacza to Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce,
3.    Wolnym stanowisku – oznacza to wolne stanowisko urzędnicze,  w tym kierownicze stanowisko urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce, na które zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych albo w drodze porozumienia, nie został przeniesiony pracownik samorządowy  zatrudniony na stanowisku urzędniczym,  w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, posiadający kwalifikacje wymagane na danym stanowisku lub nie został przeprowadzony na to stanowisko nabór albo na które mimo przeprowadzonego naboru nie został zatrudniony pracownik,
4.    Urzędzie – oznacza to Urząd Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce,
5.    Komórce organizacyjnej urzędu – należy przez to rozumieć wyodrębniony w strukturze urzędu referat, samodzielne stanowisko,
6.    Kierowniku referatu  – należy przez to rozumieć kierownika referatu merytorycznego,
7.    BIP – oznacza to Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce, o którym mowa w ustawie o dostępie do informacji publicznej,
8.     Naborze – oznacza to procedurę zmierzającą do obsady wolnego stanowiska urzędniczego, w tym kierowniczego stanowiska urzędniczego, na którą składają się czynności polegające  na upowszechnieniu informacji o poszukiwaniu pracownika oraz na selekcji kandydatów, którzy zgłosili wolę podjęcia zatrudnienia.

Rozdział I
Podjęcie decyzji o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej na wolne stanowisko urzędnicze

§ 1
1.    Decyzję o rozpoczęciu  procedury rekrutacyjnej podejmuje Burmistrz.
2.    Kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Pracowniczych zobowiązany jest do przedłożenia do akceptacji Burmistrzowi projektu opisu stanowiska, na które ma być przeprowadzony nabór.
3.    Opis stanowiska, o którym mowa w ust. 2 zawiera:
a)    określenie wymagań w zakresie kwalifikacji, umiejętności i predyspozycji jakie musi posiadać osoba zajmująca dane stanowisko urzędnicze ze wskazaniem, które
z nich są niezbędne, a które dodatkowe (przyjmując, że wymagania niezbędne to wymagania konieczne do podjęcia pracy na danym stanowisku a wymagania dodatkowe to pozostałe wymagania, pozwalające na optymalne wykonywanie zadań na danym stanowisku),
b)    określenie niezbędnych uprawnień służących do wykonywania zadań,
c)    dokładne określenie zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy oraz wynikających z tego tytułu obowiązków a także określenie odpowiedzialności na danym stanowisku pracy,
d)    informację o warunkach pracy na danym stanowisku,
e)    informację, czy na danym stanowisku może być zatrudniony obywatel Unii Europejskiej oraz obywatel innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego może zostać zatrudniona na stanowisku, na którym wykonywana praca nie polega na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej lub funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa, jeżeli posiada znajomość języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej.
4.    Wzór opisu stanowiska stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
5.    Akceptacja projektu opisu stanowiska pracy oraz zgoda Burmistrza powodują rozpoczęcie procedury naboru kandydatów na wolne stanowisko.

Rozdział II
Powołanie Komisji Rekrutacyjnej

§ 2
1.    Komisję rekrutacyjną powołuje Burmistrz.
2.    W skład Komisji Rekrutacyjnej wchodzą:
a)    Sekretarz Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce lub inna osoba wskazana przez Burmistrza,
b)    kierownik lub inna osoba reprezentująca komórkę organizacyjną urzędu, do której ma być zatrudniony pracownik,
c)    kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Pracowniczych lub inna osoba
z referatu, będąca jednocześnie sekretarzem Komisji,
d)    inne osoby wyznaczone przez Burmistrza.

3.    Członkowie Komisji Rekrutacyjnej są upoważnieni do przetwarzania danych osobowych zgromadzonych w toku postępowania rekrutacyjnego i są zobowiązani do złożenia oświadczenia o zachowaniu ich w poufności, którego wzór stanowi Załącznik nr 2  do niniejszego Regulaminu.
4.    Burmistrz każdorazowo ustala Przewodniczącego Komisji.
5.    Członkiem Komisji nie może być małżonek,  albo powinowaty do drugiego stopnia włącznie, albo osoba pozostająca wobec kandydata w takim stosunku faktycznym lub prawnym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności. Członkowie Komisji są zobowiązani do złożenia w tej sprawie oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2  do niniejszego Regulaminu.
6.    Jeżeli okoliczności, o których mowa w ust.4  zostaną ujawnione po powołaniu Komisji,  Burmistrz dokonuje zmiany w Komisji, a czynności dokonane przez Komisję przed zmianą  uznaje się za nieważne.
7.    Do zadań Komisji Rekrutacyjnej należy:
a)    zbadanie złożonych aplikacji pod względem kompletności i spełnienia przez kandydatów wymogów niezbędnych, zamieszczonych w ogłoszeniu o naborze,
b)    przeprowadzenie rekrutacji. O wyborze formy rekrutacji decyduje Komisja.
c)    wyłonienie najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz
w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe i przedstawienie ich Burmistrzowi.
8.    Komisja działa do czasu zakończenia procedury naboru na wolne stanowisko
pracy.

Rozdział III
Etapy naboru

§ 3
Ustala się następujące etapy procedury naboru:
1.    Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze.
2.    Składanie dokumentów aplikacyjnych.
3.    Analiza dokumentów aplikacyjnych i wybór osób, które złożyły wszystkie wymagane dokumenty i spełniły wymagania niezbędne określone w ogłoszeniu.
4.    Postępowanie rekrutacyjne.
5.    Wyłonienie najlepszych kandydatów na wolne stanowisko.
6.    Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na wolne stanowisko urzędnicze.
7.    Podjęcie przez Burmistrza decyzji o zatrudnieniu.
8.    Ogłoszenie wyników naboru.
9.    Podpisanie umowy o pracę.

Rozdział IV
Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko

§ 4
1.    Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko umieszcza się obligatoryjnie w Biuletynie Informacji Publicznej w formacie  dostępnego dokumentu cyfrowego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.
2.    Możliwe jest również umieszczenie ogłoszenia o naborze dodatkowo w innych miejscach, np.:
a)    prasie,
b)    biurach pośrednictwa pracy,
c)    urzędach pracy,
d)    portalach internetowych.
3.    Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko powinno zawierać:
a)    nazwę i adres Urzędu,
b)    określenie stanowiska,
c)    określenie wymagań związanych ze stanowiskiem zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
d)    wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku,
e)    informację o warunkach pracy na danym stanowisku,
f)    informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów
o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%. Jeżeli Urząd osiągnie 6% wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, taką informację również należy umieścić w ogłoszeniu o naborze.
g)    wskazanie wymaganych dokumentów,
h)    określenie terminu i miejsca składania dokumentów.
4.    Termin do składania dokumentów określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w BIP.
5.    Wzór ogłoszenia stanowi załącznik nr  3 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział V
Składanie dokumentów aplikacyjnych

§ 5
1.    Po publikacji ogłoszenia o naborze  następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku urzędniczym.
2.    Dokumentacji aplikacyjnymi mogą być (w zależności od charakteru stanowiska):
a)    list motywacyjny,
b)    życiorys  – curriculum vitae,
c)    kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
d)    kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o zatrudnienie, którego wzór  stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu wraz z klauzulą informacyjną,
e)    oświadczenie kandydata, że nie był skazany  prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe – według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu,
f)    oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych – według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu,
g)    kserokopie dokumentów  potwierdzających posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na danym stanowisku (np. kserokopia uprawnień budowlanych, kserokopia zaświadczenia o przynależności do Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa i posiadaniu wymaganego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej),
h)    kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego stażu pracy, kursów, szkoleń,
i)    w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - dokument określony w przepisach o służbie cywilnej potwierdzający znajomość języka polskiego,
j)    w przypadku osób, które chcą skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu na podst. art. 13 a ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych – kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
k)    ewentualne referencje,
3.    Przetwarzanie danych, innych niż wymienione w art.221  § 1 ustawy kodeks pracy dołączonych z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, może być podstawą ich przetwarzania tylko na podstawie zgody tej osoby wyrażonej w formie oświadczenia umieszczonego pod klauzulą informacyjną umieszczoną w kwestionariuszu osobowym stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego  Regulaminu.
4.    Dokumenty aplikacyjne składane w formie pisemnej przez osoby ubiegające się
o zatrudnienie mogą być przyjmowane tylko po opublikowaniu ogłoszenia
o organizowanym naborze na wolne stanowisko urzędnicze.
5.    Dopuszcza się składanie dokumentów drogą e-mailową lub za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych.  W tym przypadku powinny być zamieszczone skany wszystkich dokumentów wyszczególnionych w ogłoszeniu o naborze, które muszą być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym.  

Rozdział VI
Analiza dokumentów aplikacyjnych i wybór osób, które złożyły wszystkie wymagane dokumenty
i spełniły wymagania niezbędne określone w ogłoszeniu.

§ 6
1.    Analizy dokumentów aplikacyjnych dokonuje Komisja Rekrutacyjna.
2.    Analiza dokumentów polega na zapoznaniu się przez Komisję z aplikacjami nadesłanymi przez kandydatów.
3.    Celem analizy dokumentów jest porównanie danych zawartych w aplikacji
z wymaganiami niezbędnymi określonymi w ogłoszeniu oraz sprawdzenie, czy zostały złożone wszystkie wymagane dokumenty.
4.    Wynikiem analizy dokumentów jest wykaz złożonych ofert wraz z określeniem spełnienia poszczególnych wymagań i wskazaniem osób, które zostały dopuszczone do dalszego etapu rekrutacji. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 8 do Regulaminu.
5.    W szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. niewielkiej liczby kandydatów na stanowiska techniczne lub inne, na które występują problemy z pozyskaniem aplikacji )  po konsultacji z Burmistrzem, możliwe jest dopuszczenie do kolejnego etapu osób, które nie  przedłożyły kompletu dokumentów wymaganych ogłoszeniem. Osoby te są zobowiązane do dostarczenia  brakujących dokumentów w dniu rozmowy kwalifikacyjnej.
6.    Osoby, które spełniły wymagania niezbędne i złożyły komplet dokumentów są informowane o zakwalifikowaniu się do kolejnego etapu rekrutacji oraz o terminie testu i/lub rozmowy kwalifikacyjnej za pośrednictwem informacji opublikowanej w Biuletynie Informacji Publicznej przy ogłoszeniu o naborze, ewentualnie telefonicznie, pisemnie, poprzez e-mail.  

Rozdział VII
Test sprawdzający i/lub rozmowa kwalifikacyjna

§ 7
1.    Osoby, które spełniły wymagania niezbędne i złożyły komplet dokumentów dopuszcza się do kolejnego etapu rekrutacji, którym mogą być test sprawdzający, test sprawdzający i rozmowa kwalifikacyjna lub tylko rozmowa kwalifikacyjna.
2.    Możliwe jest przeprowadzenie tylko testu sprawdzającego, testu sprawdzającego
i rozmowy kwalifikacyjnej jak również tylko rozmowy kwalifikacyjnej. Wybór ww. technik rekrutacji zależy od decyzji Komisji Rekrutacyjnej.
3.    Test sprawdzający i rozmowę kwalifikacyjną przeprowadzają członkowie Komisji Rekrutacyjnej.
4.    Test sprawdzający opracowują członkowie Komisji Rekrutacyjnej. Pytania są poufne
i dotyczą zagadnień związanych z funkcjonowaniem samorządu a także tematyki dotyczącej zadań wykonywanych na danym stanowisku urzędniczym.
5.    Komisja rekrutacyjna każdorazowo określa ile punktów powinien zdobyć kandydat aby pozytywnie zaliczyć test sprawdzający. Zależy to od złożoności i trudności testu.
6.    W przypadku zastosowania obu technik rekrutacji, tj. testu i rozmowy kwalifikacyjnej, tylko osoby, które pozytywnie zdały test dopuszczane są do rozmowy kwalifikacyjnej.
7.    Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem
i weryfikacja informacji zawartych w aplikacji, a w szczególności zbadanie:
a)    predyspozycji i umiejętności kandydata gwarantujących prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków,
b)    posiadanej wiedzy na temat  Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce,
c)    obowiązków i zakresu odpowiedzialności na stanowiskach zajmowanych poprzednio przez kandydata,
d)    celów zawodowych kandydata.
8.    W przypadku otrzymania aplikacji kandydata z niepełnosprawnościami, wybrane techniki rekrutacji są dostosowywane do potrzeb i w uzgodnieniu  z kandydatem.
9.    Wynikiem rozmowy kwalifikacyjnej jest ocena punktowa. Każdorazowo, Komisja  decyduje wg jakich kryteriów będzie dokonywała oceny  oraz ustala  skalę przyznawanych punktów.

Rozdział VIII
Wyłonienie najlepszych kandydatów na wolne stanowisko

§ 8
1.    Po przeprowadzeniu rekrutacji Komisja Rekrutacyjna dokonuje podsumowania
i wyłania ( nie więcej niż 5 najlepszych ) kandydatów, uszeregowanych według stopnia spełnienia wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych i przedstawia ich Burmistrzowi.
2.    W przypadku uzyskania przez dwóch lub więcej kandydatów takiej samej ilości punktów decyzję podejmuje Przewodniczący Komisji.
3.    Jeżeli w Urzędzie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu na stanowiskach urzędniczych, z wyłączeniem kierowniczych stanowisk urzędniczych, przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie osób, o których mowa w ust. 1.
4.    Ostateczną decyzję co do wyboru kandydata lub nierozstrzygnięcia naboru podejmuje Burmistrz.
5.    Nierozstrzygnięcie  naboru może nastąpić, jeżeli żaden z kandydatów biorących udział w postępowaniu konkursowym nie spełnił w wystarczającym zakresie wymagań określonych w ogłoszeniu.

Rozdział IX
Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na wolne stanowisko urzędnicze

§ 9
1.    Po zakończeniu procedury naboru sekretarz komisji sporządza protokół.
2.    Protokół zawiera w szczególności:
a)    określenie stanowiska urzędniczego, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów, imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów wraz ze wskazaniem kandydatów, do których stosuje się przepis art. 13 a ust.2 ustawy o pracownikach samorządowych, uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze, przedstawianych kierownikowi jednostki,
b)    liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne,
c)    informację o zastosowanych technikach naboru,
d)    uzasadnienie dokonanego wyboru lub nierozstrzygnięcia naboru,
e)    skład komisji przeprowadzającej nabór.
3.    Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 9 do Regulaminu.

Rozdział X
Podjęcie przez Burmistrza decyzji o zatrudnieniu i podpisanie umowy o pracę

§ 10
1.    Protokół z przeprowadzonego naboru sporządzony przez Komisję Rekrutacyjną przekazywany jest do  Burmistrza.
2.    Burmistrz po zapoznaniu się z protokołem podejmuje decyzję o  wyborze kandydata lub nierozstrzygnięciu naboru.
3.    Kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Pracowniczych informuje osobę, która wygrała konkurs o jego wynikach a także konieczności dostarczenia niezbędnych dokumentów do zatrudnienia.
4.    Kandydat wyłoniony w drodze naboru przed zawarciem umowy o pracę zobowiązany jest przedłożyć zaświadczenie lekarskie o dopuszczeniu do pracy na danym stanowisku.
5.    Po uzyskaniu niezbędnych dokumentów i ustaleniu kwoty wynagrodzenia sporządzana jest umowa o pracę.

Rozdział XI
Ogłoszenie wyników naboru

§ 11
1.    Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze  informacja o wynikach naboru lub nierozstrzygnięciu naboru jest upowszechniana przez umieszczenie na tablicy informacyjnej w Urzędzie oraz przez opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej w formacie  dostępnego dokumentu  cyfrowego przez okres co najmniej 3 miesięcy.
2.    Informacja, o której mowa w ust. 1 zawiera:
a)    nazwę i adres Urzędu,
b)    określenie stanowiska urzędniczego,
c)    imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania
w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego,
d)    uzasadnienie dokonanego wyboru albo uzasadnienie nierozstrzygnięcia naboru.
3.    Jeżeli w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną
w drodze naboru lub w przypadku rezygnacji wybranego kandydata z podjęcia zatrudnienia w Urzędzie zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku innej osoby spośród osób wyłonionych przez Komisję Rekrutacyjną.   Przepisy ust. 1  stosuje się odpowiednio.
4.    Wzór informacji o wynikach naboru stanowi Załącznik nr  10 do Regulaminu.
5.    Wzór informacji o nierozstrzygnięciu naboru stanowi Załącznik nr 11 do Regulaminu.

Rozdział XII
Sposób postępowania z dokumentami aplikacyjnymi

§ 12
1.    Dokumenty aplikacyjne kandydata, który ma zostać zatrudniony,  wymienione w § 5 ust.2, pkt b do i, dołącza się  do jego akt osobowych.
2.    CV oraz pozostałe dokumenty aplikacyjne złożone z inicjatywy kandydata, które nie są istotne z punktu widzenia zatrudnienia na danym stanowisku, są zwracane osobie,
o której mowa w ust.1.
3.    Dokumenty aplikacyjne pozostałych osób ujętych w protokole naboru, które mogą być powtórnie wykorzystane w przypadku konieczności ponownego obsadzenia tego samego stanowiska pracy,    przechowuje się przez okres 3 miesięcy od daty zatrudnienia osoby wyłonionej w drodze naboru.  Po upływie tego terminu, dokumenty  tych osób powinny być niezwłocznie zniszczone.
4.    Dokumenty aplikacyjne osób nieujętych w protokole,  niszczy się  po ogłoszeniu wyników naboru.  
5.    W przypadku nierozstrzygnięcia naboru, dokumenty aplikacyjne niszczy się po ogłoszeniu informacji o nierozstrzygnięciu tego naboru.
6.    W okresie, o którym mowa w ust. 3  na wniosek kandydata, dopuszcza się możliwość zwrotu oferty.
7.    Wzór protokołu ze zniszczenia ofert stanowi Załącznik nr 12 do Regulaminu. Skład komisji niszczącej oferty ustala sekretarz gminy i miasta.
8.    Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną
w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu
o naborze.

BURMISTRZ
/-/ Jerzy Łukasz Walczak
Uzgodniono:
Przewodniczący KM NSZZ „Solidarność”
Jarosław Walczak